Protocollo informatico - manuale di gestione - 6
Comune di Cardè
Provincia di Cuneo
Protocollo informatico
Manuale di gestione
(Art. 5 D.P.C.M. 31.10.2000)
by siscom
Parte Sesta
ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL'ARCHIVIO CORRENTE
6. L' ARCHIVIO
PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI
REGOLE PER LA TENUTA DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO DI EMERGENZA
AI SENSI DEL D.P.R. 445/2000
8.1 Gestione delle interruzioni del sistema
Riferimenti normativi
Fanno parte integrante del presente Manuale i seguenti documenti allegati:
ritorna all'inizio di questo documento
ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL'ARCHIVIO CORRENTE
6. L' ARCHIVIO
- L' Archivio dell'Ente è costituito dal complesso
organico di documenti ricevuti e spediti dall'ente nell'esercizio
delle proprie funzioni.
L' Archivio è unico. La suddivisione in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico risponde esclusivamente a necessità legate alla differente gestione delle carte in rapporto all'età.
I documenti conservati hanno un valore amministrativo, giuridico e storico fin dalla loro formazione.
Possono far parte dell 'archivio anche fondi archivistici di enti e istituti cessati le cui funzioni siano state trasferite al Comune e gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo.
- II D.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 (Testo unico delle
disposizioni legislative in materia di beni culturali e
ambientali), all'art. 2, c.l lett. d) e c. 4, e all'art. 54
stabilisce che sono beni culturali, assoggettati al regime proprio
del demanio pubblico, gli archivi e i singoli documenti degli enti
pubblici.
I singoli documenti (analogici ed informatici, ricevuti, spediti, interni) e l'archivio del Comune di Cardè nel complesso sono quindi beni culturali appartenenti al demanio pubblico, sin dal momento dell'inserimento di ciascun documento nell'archivio del Comune mediante l'attribuzione di un codice di classificazione.
In quanto appartenenti al demanio pubblico gli archivi e i singoli documenti del Comune di Cardè sono inalienabili. Devono essere conservati nella loro organicità. Lo scarto di documenti è subordinato all'autorizzazione della Soprintendenza Archivistica competente per territorio.
- Allo stato attuale il Comune di Cardè adotta il
titolario di classificazione basato su due livelli: titolo e
classe. Quando lo riterrà opportuno, procederà anche
a gestire i fascicoli.
L' Archivio corrente è costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi non ancora conclusi.
La responsabilità della gestione (classificazione, fascicolazione, organizzazione) e della custodia della documentazione dell'archivio corrente è del Responsabile del procedimento.
6.2.1 Fascicoli
I documenti aggregati in base all'affare di cui trattano o al procedimento amministrativo cui si riferiscono formano dei fascicoli.
La scelta di organizzare i documenti in fascicoli piuttosto che in serie dipende esclusivamente da esigenze funzionali.
A ciascun fascicolo è attribuito un indice di classificazione specifico (titolo, classe) capace, insieme alla data di istruzione e all'oggetto, di identificarli univocamente.
6.2.2 Il fascicolo: individuazione
Il fascicolo è individuato da tre elementi:
- anno di istruzione (cioè di apertura del fascicolo );
- numero di repertorio, cioè un numero sequenziale del fascicolo all'interno della classe (o eventualmente sottoclasse), attribuito da 1 a n con cadenza annuale;
- oggetto, cioè descrizione testuale dell'affare o del procedimento amministrativo.
L'indice di classificazione (categoria, classe, fascicolo ), insieme alla data di istruzione ed all'oggetto, identifica univocamente ciascun fascicolo.
Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), conforme al modello descritto in allegato al presente manuale
6.2.3 Il fascicolo: gestione, tenuta
Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo ( ed eventualmente sottofascicolo) di competenza. L'operazione va effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo.
I documenti sono archiviati all'interno di ciascun fascicolo secondo l'ordine cronologico di registrazione, in base, cioè, al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, in base alla propria data.
Qualora un documento dia luogo all'avvio di un autonomo procedimento amministrativo, il responsabile del procedimento, assegnatario del documento stesso, provvederà all'apertura (istruzione) di un nuovo fascicolo.
Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.
Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all'esaurimento dell'affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto. Esso va archiviato rispettando l'ordine del repertorio, cioè nell'anno di apertura.
Contestualmente alle operazioni di chiusura il Responsabile del procedimento provvede a verificare l'ordinamento del fascicolo e ad identificare eventuali copie e fotocopie di documentazione passibili di scarto.
Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal responsabile del procedimento amministrativo, il quale è tenuto pertanto all'aggiornamento del repertorio dei fascicoli.
6.2.4 Il repertorio dei fascicoli
Il repertorio dei fascicoli, è l'elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all'interno di ciascuna classe e riportante tutti i dati del fascicolo. Esso costituisce uno strumento di descrizione e di reperimento dell'archivio corrente.
Allo stato attuale il Comune di Cardè non dispone di un repertorio unico in grado diidentificare univocamente ciascun fascicolo.
Allo scopo di gestire la fase attuale di transizione verso l'utilizzo da parte di tutti gli uffici di un unico repertorio dei fascicoli collegato al sistema di protocollo informatico se ne descrive la struttura.
Il repertorio dei fascicoli deve essere costituito dai seguenti elementi:
- anno di istruzione;
- classificazione completa (titolo e classe);
- numero di fascicolo (ed eventualmente di sottofascicolo);
- anno di chiusura;
- oggetto del fascicolo (ed eventualmente l'oggetto del sottofascicolo);
Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale, inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre.
Altri due elementi devono garantire la corretta gestione del fascicolo:
- data di chiusura;
- annotazione del passaggio dall'archivio corrente all'archivio di deposito;
- annotazione della movimentazione dei fascicoli da un ufficio all'altro.
- L' Archivio di Deposito è costituito dalla
documentazione riferita ad affari e a procedimenti amministrativi
che, sebbene conclusi, possono essere riassunti in esame o per
un'eventuale ripresa o per un interesse sporadico, legato
all'analogia o alla connessione con altre pratiche
successive.
L' Archivio di Deposito raccoglie, ordina, seleziona ai fini della conservazione permanente e rende consultabile, nel rispetto delle leggi vigenti, tutta la documentazione di valore archivistico prodotta dal Comune di Cardè che, non essendo più strettamente necessaria per il disbrigo degli affari correnti, non è tuttavia ancora nelle condizioni di essere collocata, a norma di legge (cioè 40 anni trascorsi dalla conclusione della pratica), presso l'archivio storico.
Tale Servizio è dunque orientato prevalentemente, ma non esclusivamente, verso gli uffici interni alla AOO-Comune di Cardè.
La documentazione dell' Archivio di Deposito è di norma conservata nei locali dell' Archivio ad essa destinati dal Servizio Archivio.
Per ragioni di opportunità, da valutarsi a cura del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, alcuni Servizi conservano presso i loro uffici documentazione appartenente all' Archivio di Deposito.
6.3.1 Il versamento dei fascicoli
Periodicamente (una volta all'anno) ogni ufficio dell' AOO-Comune di Cardè deve conferire al responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente.
Tale operazione va effettuata secondo la seguente procedura:
- si verifica l'effettiva conclusione ordinaria della pratica;
- si verifica che la camicia del fascicolo sia stata aggiornata con la data di chiusura;
- si individuano eventuali copie e fotocopie di documentazione passibili di scarto.
6.3.2 La movimentazione dei fascicoli
L' affidamento temporaneo di un fascicolo già versato da parte del servizio archivistico ad una unità organizzativa responsabile (ufficio) o a personale autorizzato deve avvenire per il tempo strettamente necessario all' esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo.
L 'affidamento temporaneo avviene mediante richiesta espressa, vi stata dal responsabile del Servizio Archivio in duplice esemplare, contenente i motivi e la firma del richiedente.
Un esemplare della richiesta viene conservato all'interno del medesimo fascicolo, l'altro nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio.
Il responsabile del Servizio Archivio deve tenere traccia di tale movimentazione in un registro di carico e scarico dei fascicoli, nel quale riportare il nominativo del richiedente, motivazione, data della richiesta, data della restituzione ed eventuali note sullo stato della documentazione così come si consegna e così come viene riconsegnata.
Non è consentita l'estrazione di documenti in originale dal fascicolo, che vanno anzi tenuti in ordine di sedimentazione rispettando il vincolo archivistico, cioè l'appartenenza di ogni documento alla rispettiva unità archivistica (fascicolo, sottofascicolo, inserto etc.)
- Nell'ambito dell' Archivio di Deposito viene effettuata la
selezione, o scarto, degli atti che non si ritiene opportuno
conservare ulteriormente, allo scopo di conservare e garantire il
corretto mantenimento e la funzionalità dell'archivio,
nell'impossibilità pratica di conservare indiscriminatamente
ogni documento.
Le operazioni di scarto sono effettuate a cura del responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e sono sempre preliminari al passaggio della documentazione all' Archivio Storico.
Poiché allo stato attuale il Comune di Cardè non dispone del piano di conservazione previsto dall'art. 68, c.1 del DPR 445/2000, lo scarto verrà effettuato, fino alla predisposizione del suddetto piano, sulla base dei massimari di scarto sinora disponibili.
I documenti selezionati per lo scarto, privi di rilevanza amministrativa e legale, nonché di importanza storica, devono essere descritti in un elenco, compilato a cura del responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in stretta collaborazione con i responsabili degli uffici in grado di precisare la natura, l'utilità e i termini di prescrizione degli atti prodotti.
I responsabili dei singoli uffici non possono procedere in autonomia a scarti indiscriminati: lo scarto abusivo è punibile con le sanzioni previste dall'art. 35 I del Codice penale (violazione della pubblica custodia di cose).
L' elenco-proposta di scarto deve descrivere il numero e la tipologia delle unità archivistiche (faldoni, fascicoli, registri, pacchi ecc.), con l'indicazione sommaria del peso (è possibile valutare 1 metro lineare di carta in 50 Kg. di peso ed in 1 metro cubo di volume), la descrizione puntuale della documentazione con gli estremi cronologici ed i riferimenti di classificazione, i motivi specifici della proposta di scarto.
Tale elenco deve essere trasmesso in duplice copia alla Soprintendenza Archivistica competente per territorio, per la concessione della necessaria autorizzazione, ai sensi dell'art. 21, c. 5 del D.Lgs. 490/1999 (Testo Unico delle Disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali).
Ricevuto il nulla-osta della Soprintendenza, tramite provvedimento (delibera della Giunta o determinazione dirigenziale) il Comune di Cardè delibera lo scarto dei documenti contenuti nell'elenco. Una copia di tale determinazione dovrà essere inviata alla Soprintendenza Archivistica per la conservazione agli atti.
Successivamente al provvedimento deliberativo gli atti sottoposti a procedura di scarto devono essere ceduti gratuitamente ai Comitati provinciali della Croce Rossa Italiana (ai sensi della Legge 578/1930). Copia del verbale di consegna, firmato dal rappresentante della C.R.I., deve essere inviato alla Soprintendenza Archivistica.
In caso di diniego della C.R.I. e dopo averne ottenuto nota scritta, il Comune può provvedere in proprio all'eliminazione fisica della carta, individuando modalità di distruzione che garantiscano dalla dispersione di documenti, in particolare di quelli che contengono informazioni di carattere riservato o che concernono persone individuate, allo scopo di evitare usi impropri.
Dell'avvenuta eliminazione e delle modalità adottate occorre conservare memoria "agli atti" e dare conto alla Soprintendenza Archivistica tramite apposita nota.
- L' Archivio Storico è costituito dai documenti relativi
ad affari esauriti da oltre quaranta anni (art. 40 del D. Lgs.
490/1999).
I documenti dell' Archivio Storico sono destinati alla conservazione permanente per finalità di tipo prevalentemente culturale-storico e di ricerca.
Essi sono conservati nei locali della Sezione Separata d' Archivio ad essi dedicata.
Esclusivamente per ragioni di consultazione alcuni registri parrocchiali di battesimo, matrimonio e morte ed i registri dello stato civile italiano dal 1866 sono conservati presso l'Ufficio Anagrafe e Stato Civile.
Il Comune ha l'obbligo di ordinare ed inventariare il proprio archivio storico (art..40 del D.Lgs. 490/1999) e di garantirne la consultazione per finalità culturali storico-scientifiche.
PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI
- Le misure adottate e finalizzate a rendere sicuro il sistema informatico in relazione alla formazione e alla conservazione del protocollo e dei documenti informatici vengono raggruppate in base alla:
-
- Sicurezza Fisica
- Sicurezza Organizzativa
- Sicurezza Logica
- Il ruolo della sicurezza fisica è quello di proteggere
le persone che operano sui sistemi, le aree e le componenti del
sistema informativo; essa è stata suddivisa in due
parti:
7.1.1 Sicurezza di area
Il sistema informatico contenente l'applicativo per la formazione e la conservazione del protocollo e dei documenti informatici del Comune di Cardè è completamente contenuto in un unico sito. Il sito possiede un unico accesso dall'esterno.
Le chiavi di accesso ai locali sono distribuite al Sindaco, al Segretario Comunale ed ai Dipendenti.
Attualmente il computer con il programma per la gestione del protocollo informatico è situato nell'ufficio anagrafe, munito di estintori.
7.1.2 Sicurezza delle apparecchiature hardware
L'ufficio in cui è situato il computer garantisce la protezione delle apparecchiature da danneggiamenti accidentali o intenzionali, almeno durante la permanenza del personale dipendente.
Il suo impianto di alimentazione è protetto da un gruppo di continuità.
telematica.
Tutti i dispositivi classificati "di sistema" sono coperti da un servizio di manutenzione che garantisce tempi brevi di intervento per diagnostica.
- Gli aspetti organizzativi riguardano principalmente la
definizione di ruoli, compiti e responsabilità per la
gestione di tutte le fasi del processo Sicurezza e l'adozione di
specifiche procedure che vadano a completare e rafforzare le
contromisure tecnologiche adottate.
Un importante aspetto inerente la Sicurezza Organizzativa è quello concernente i controlli sulla consistenza e sulla affidabilità degli apparati.
- Per Sistema di Sicurezza Logica si intende il sottosistema di
sicurezza finalizzato alla implementazione dei requisiti di
sicurezza nelle architetture informatiche, dotato quindi di
meccanismi opportuni e di specifiche funzioni di gestione e
controllo.
L'architettura si basa sulla realizzazione di servizi di sicurezza, ovvero su funzioni garantite dal sistema utilizzato.
I servizi attivi sono i seguenti:
- Controllo e limitazione Accessi
- Autenticazione
- Confidenzialità
- Integrità
Le modalità tecniche attraverso le quali è possibile realizzare i servizi di sicurezza sono i seguenti:
- Meccanismi per il controllo degli accessi
- Meccanismi per l'autenticazione
- Meccanismi di salvataggio dati
- Meccanismi di protezione dati e software (Antivirus)
7.3.1 Controllo e limitazione degli accessi
Il controllo degli accessi consiste nel garantire che tutti gli accessi agli oggetti del sistema informatico avvengano esclusivamente secondo modalità prestabilite.
Il controllo accessi viene visto come un sistema caratterizzato da soggetti (utenti, processi) che accedono a oggetti (applicazioni, dati, programmi) mediante operazioni (lettura, aggiornamento, esecuzione).
Gli operatori del protocollo, in base all'ufficio di appartenenza, hanno abilitazioni di accesso differenziate, secondo le tipologie di operazioni autorizzate.
Ad ogni operatore è assegnata una "login" ed una "password" d'accesso al sistema informatico di gestione del protocollo. Ogni operatore, identificato dalla propria login, dal sistema informatico di gestione del protocollo, è responsabile della corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della corrispondenza del numero di protocollo di un documento all'immagine o file del documento stesso archiviato nel sistema informatico.
I livelli di autorizzazione sono assegnati dal Responsabile del protocollo secondo i principi contenuti nel presente provvedimento.
Le abilitazioni possono limitare le seguenti attività:
l'utente abilitato visualizza una registrazione di protocollo, con l'esclusione dei documenti riservati; l'utente abilitato inserisce i dati e provvede ad una registrazione di protocollo oppure al completamento dei dati di una registrazione di protocollo; l'utente è abilitato a modificare tutti o alcuni dei dati gestionali di una registrazione di protocollo, con l'esclusione dei dati obbligatori (cioè numero e data di protocollo, oggetto, mittente/destinatario, riferimenti del protocollo ed eventualmente l'impronta digitale);l'utente è abilitato ad annullare una registrazione di protocollo oppure i dati relativi a mittente/destinatario, oggetto del documento e ai riferimenti del protocollo.
Gli operatori di protocollo, in base al loro livello di abilitazione, sono:- Supervisore del protocollo (Responsabile del Protocollo)
- Operatori protocollo generale
- Consultatori
7.3.1.1 Supervisore del protocollo
Il responsabile dell'Ufficio Archivio e Protocollo, in quanto supervisore del protocollo, ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo:
- individuare, in attuazione delle direttive del dirigente di area, gli utenti, attribuendo loro un livello di autorizzazione all'uso di funzioni della procedura, secondo gli uffici di appartenenza, distinguendo tra quelli abilitati alla consultazione dell'archivio, o di parti di esso, da quelli abilitati anche all'inserimento, modifica e aggiunta di dati;
- disporre, in coordinamento con il responsabile informatico, di cui al comma successivo, affinché le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate al più presto, di norma entro 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione;
- garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di protocollazione;
- autorizzare le operazioni di annullamento e di modifica del protocollo;
- controllare l'osservanza delle norme del presente regolamento da parte del personale addetto;
- Promuovere la formazione e l'aggiornamento degli operatori;
- Promuove, periodicamente, opportune verifiche sulle tipologie di documenti protocollati.
7.3.1.2 Operatori protocollo generale
Sono tutti gli addetti dell'Ufficio Archivio e Protocollo. Le abilitazioni concesse sono:
- Immissione protocollo in entrata, uscita e posta interna se non sono state previste eventuali restrinzioni;
- Modifica ed annullamento dei protocolli già inseriti su autorizzazione del supervisore;
- Ricerca dati;
- Visione di tutti i documenti archiviati se non sono state previste eventuali restrinzioni.
7.3.1.3 Consultatori
Sono gli addetti agli altri uffici del Comune. Le abilitazioni concesse sono:
- Ricerca dati;
- Visione dei documenti di competenza dell'ufficio o di tutti gli uffici a seconda delle limitazioni imposte.
7.3.1.4 Responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico
Il responsabile informatico svolge i seguenti compiti:
- Garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico;
- Provvede a ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di interruzioni o anomalie;
- Effettua le copie e cura la conservazione delle stesse su supporto informatico removibile.
Il responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico, in quanto supervisore del protocollo, ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo:- Immissione protocollo in entrata, in uscita e posta interna;
- Annullamento di protocolli già inseriti solo se autorizzato;
- Ricerca dati;
- Visione di tutti i documenti archiviati;
- Gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle abilitazioni;
- Creazione e tenuta delle login e password di tutti gli operatori.
- Gestione e tenuta della tabella degli indirizzi e-mail per l'inoltro della corrispondenza
7.3.2 Autenticazione
Per garantire quanto sopra esposto, il sistema informatico comunale è basato su un meccanismo che costringe ogni utente ad autenticarsi (cioè dimostrare la propria identità) prima di poter accedere ad un calcolatore.
Ogni nome utente è associato ad una ed una sola password, disabilitata dagli amministratori di sistema qualora non sia più autorizzata.
Il sistema utilizzato impone agli utenti di cambiare periodicamente la password, eventualmente impedendo il riuso di password utilizzate in precedenza.
7.3.3 Confidenzialità
Ogni utente autorizzato può accedere ad un'area di lavoro riservata per il settore di appartenenza a cui hanno diritto di accesso i soli componenti del gruppo di appartenenza. Egli può inoltre impostare particolari restrizioni di accesso ai file.
7.3.4 Integrità fisica
L'integrità fisica dei dati viene garantita con un duplice meccanismo.
L'applicativo per la gestione del protocollo dispone di un meccanismo tramite il quale ogni dato viene memorizzato contemporaneamente su due data base differenti.
7.3.4.1 Procedure di salvataggio
L'applicativo è programmato per richiedere all'operatore, con frequenza giornaliera, di effettuare la copia di backup della banca dati su supporto informatico removibile.
- Con sistema p.c. stand-alone
Il responsabile della tenuta del protocollo vigila sulla corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio della banca dati su supporto informatico removibile, ad esempio Cd-Rom, da parte degli operatori addetti alle operazioni di copia.
- Con sistema su server
Il responsabile della tenuta del protocollo vigila sulla corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio della banca dati su supporto informatico removibile da parte del Responsabile informatico o degli addetti alle operazioni di copia.
Oltre ai normali salvataggi giornalieri, il Responsabile informatico con frequenza settimanale effettua la riproduzione speculare dell'intero archivio su doppia copia, consegnandone una copia al Responsabile del Protocollo Generale.
Le letture dei supporti di backup avvengono in occasione delle richieste di ripristino di dati.
I supporti magnetici vengono conservati in cassaforte ed in un locale separato.
7.3.4.2 Trasferimento dei dati
Il Comune di Cardè non utilizza l'archiviazione documentale.
7.3.5 Integrità logica
L'integrità logica si ottiene con il meccanismo di verifica dei privilegi di accesso ai file, garantito dal sistema operativo e con il sistema antivirus.
Ogni utente, superata la fase di autenticazione, avendo accesso ai propri dati residenti nella propria area di lavoro, non può accedere alle altre aree nè agli applicativi privo di autorizzazione.
REGOLE PER LA TENUTA DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO DI EMERGENZA
AI SENSI DEL D.P.R. 445/2000
8.1 Gestione delle interruzioni del sistema
- Il responsabile della tenuta del protocollo deve assicurare che, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollazione vengano svolte manualmente su un registro di emergenza. Su detto registro, conservato a cura del responsabile della tenuta del protocollo, sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. L'uso del registro di emergenza è autorizzato dal responsabile della tenuta del protocollo, che vi appone la firma ogni qualvolta si verifichi l'interruzione.
- Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.
- La protocollazione di emergenza va effettuata esclusivamente presso l'Ufficio Protocollo.
- Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
- Ogni documento è individuato dal numero assegnato nel registro di emergenza, da 1 ad n, preceduto dalla sigla RE:, ad es. RE0000001, RE0000002 etc.
- Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema, il responsabile del protocollo informatico provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando su di esso il numero delle registrazioni effettuate e la data e ora di chiusura. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono reinserite nel sistema informatico all'atto della sua riattivazione da parte dell'Ufficio Protocollo Generale. Sino al completo inserimento è inibito agli altri utenti di procedere a nuove protocollazioni.
- Ad ogni registrazione recuperata, con l'apposita funzione, dal registro di emergenza sarà attribuito il nuovo numero di protocollo, seguendo la numerazione del sistema informatico ordinario del protocollo unico. A tale registrazione sarà aggiunto in nota anche il numero del protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo unico.
- Il registro cartaceo di emergenza, se utilizzato nel corso dell'anno, andrà allegato alla copia cartacea annuale del protocollo informatico. In caso di non utilizzo, la copia cartacea annuale del protocollo informatico ne recherà nota.
Riferimenti normativi
- Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi
- Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione, Deliberazione 30 luglio 1998 n. 24/98 Regole tecniche per l'uso di supporti ottici
- Decreto Legislativo 20 ottobre 1998, n. 368 Istituzione del Ministero per i beni e le attività culturali a norma dell'art. 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59
- Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 Regole tecniche per la formaziol1e, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell'art. 3, comma 1, del decreto del presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513.
- Decreto Legislativo 30 luglio 1999, n. 281 Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica
- Direttiva del presidente del Consiglio dei Ministri del 28 ottobre 1999 Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni
- Decreto Legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell'art. 1 ella legge 8 ottobre 1997, n. 352.
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n 428
- Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione, Delibera 23 novembre 2000, n. 51 Regole tecniche in materia di formazione e conservazione i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell 'art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 Novembre 1997, n. 513
- Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico sulla documentazione amministrativa
- Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n.37 Regolamento di semplificazione dei procedimenti do costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello stato
- Decreto del Presidente della Repubblica 14 ottobre 2003 Linee Guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi
Fanno parte integrante del presente Manuale i seguenti documenti allegati:
- Titolario di classificazione
- Modello istituzionale di carta intestata
- Modello di provvedimento per il differimento dei termini di registrazione
- Modello del provvedimento di annullamento
- Modello di trasmissione di lettera o buste erroneamente pervenute
- Modello copertina fascicolo per archivio
- Struttura delle Unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e di tenuta dei documenti all'interno della A.O.O.
ritorna all'inizio di questo documento
