Protocollo informatico - manuale di gestione - 5
Comune di Cardè
Provincia di Cuneo
Protocollo informatico
Manuale di gestione
(Art. 5 D.P.C.M. 31.10.2000)
by siscom
3.1.2 Assegnazione di
competenze
3.2.1 Modalità operative
3.3.1 Il protocollo riservato
IL PROTOCOLLO DI RILEVANZA GIURIDICO-PROBATORIA
LA REGISTRATURA E LA SEGNATURA
4.1 REGISTRATURA
TIPOLOGIE PARTICOLARI DI DOCUMENTI
ritorna all'inizio di questo documento
- II Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei
flussi documentali e degli archivi smista la corrispondenza in
arrivo, aperta e protocollata, indirizzando l'originale di ciascun
documento all'Ufficio (unità organizzativa responsabile)
che, per quanto a conoscenza del Servizio stesso, ha competenza
sull'oggetto specificato nel documento: così come sul
documento, anche sulla registrazione di protocollo in procedura
informatica risulta l'assegnazione ad un determinato ufficio, che
è l'unico, insieme al Servizio Protocollo, che può
apportarvi integrazioni o richiedere modifiche. Ad altri Uffici o
organi istituzionali del Comune può essere inviata una copia
per conoscenza.
I documenti in arrivo sono consegnati ai Responsabili degli Uffici di competenza nel più breve tempo possibile.
Il Responsabile di ciascun Servizio provvede ad assegnare ciascun documento in arrivo a sé stesso o, nel caso siano in organico, ad altri responsabili del procedimento amministrativo in servizio all'interno del proprio ufficio.
Il responsabile del Servizio o il responsabile del procedimento amministrativo di cui sopra, possono, qualora il documento non sia di loro competenza, restituirlo al servizio protocollo che provvederà ad una nuova assegnazione.
Il responsabile del Servizio o il responsabile del procedimento amministrativo di cui sopra, hanno cura di sottoporre alla cognizione del sindaco o dell'assessore competente ogni documento, lettera o atto che si ritiene debba essere conosciuto dagli stessi per l'esercizio delle proprie funzioni o per l'indicazione di particolari disposizioni o annotazioni.
Spettano al responsabile del Servizio o al responsabile del procedimento amministrativo di cui sopra le incombenze relative alla gestione del documento: inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o apertura di un nuovo fascicolo, correzione ed integrazione del codice di classificazione assegnato dal Servizio Protocollo.
- Nel caso in cui un Servizio riceva un documento originale
relativo a materie estranee alla propria specifica competenza,
oppure, a causa di un disguido o di un errore, un documento
indirizzato ad altri, deve recapitare al Servizio Protocollo il
documento per l'invio al Servizio competente.
Il Servizio provvede ad attribuire una nuova assegnazione di competenza ed a correggere l'assegnazione errata sulla registrazione di protocollo.
3.2.1 Modalità operative
- I documenti destinati all'esterno dell'ente e posti in essere
da personale in servizio presso il Comune nello svolgimento delle
proprie funzioni sono protocollati a cura del Responsabile del
procedimento dalla stazione di protocollazione situata nel proprio
Servizio (attualmente il Comune è dotato di un'unica
stazione di protocollazione).
La protocollazione deve essere attuata collegando i documenti registrati precedentemente ed appartenenti allo stesso fascicolo.
Il Responsabile del Procedimento provvede a confezionare la busta, plico o simili del documento in partenza. La confezione deve riportare l'indirizzo completo del destinatario ed il numero di protocollo cui afferisce il documento inviato.
Il Responsabile del procedimento provvede, di norma entro il medesimo giorno lavorativo, a trasmettere il documento al Servizio Protocollo per la spedizione a mezzo servizio postale. La consegna al servizio postale avviene, di norma, entro il giorno lavorativo successivo alla trasmissione della busta, plico o simili al Servizio Protocollo per la spedizione.
La spedizione all'esterno può avvenire a mezzo servizio postale, corriere, telefax.
La scelta del mezzo di trasmissione più opportuno, quando non espressamente indicata dalla normativa vigente, spetta al responsabile del procedimento amministrativo.
La trasmissione via telefax non è seguita dalla spedizione dell'originale se non su espressa richiesta del destinatario. Sull'originale del documento inserito nel fascicolo del procedimento dovrà essere indicato "trasmesso via telefax". Il rapporto di trasmissione e, se utilizzata, la copertina del fax devono essere inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell'avvenuta trasmissione.
I documenti informatici, allo stato attuale, non possono essere spediti via posta elettronica, non disponendo l'ente di sistemi (firma digitale, firma elettronica) che conferiscano validità giuridico-probatoria, ai sensi dell'art. 10 DPR 445/2000.
- I documenti prodotti, in partenza o interni, devono riportare, opportunamente evidenziati e se disponibili, i seguenti elementi di garanzia e di informazione:
-
- stemma del Comune di Cardè e dicitura "Comune di CARDE'";
- Indirizzo del Comune: Piazza Martiri della Libertà 2 - 12030 CARDE' CN;
- numero di telefono: 0172 90101
- numero di telefax: 0172 90320;
- indirizzo istituzionale di posta elettronica: comune.carde@isiline.it ;
- numero di partita iva 00604930040, numero di codice fiscale 5002490044
- Area ed Ufficio;
- data completa (luogo, giorno, mese. anno);
- numero di protocollo costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell'art.57 del DPR 445/2000;
- indice di classificazione composto da categoria, classe, fascicolo (nel formato categoria, classe: es. X.10);
- numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente (es. Riscontro a vostro prot. N…..);
- oggetto del documento;
- numero degli allegati;
- sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma autografa:
- Sono elementi facoltativi:
-
- sigla del responsabile della composizione del testo con relativa firma autografa (nel formato nome.cognome ad es. U.R. per Umberto Rossi);
- descrizione degli allegati
- Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma
redatto in due esemplari, cioè in originale e in
minuta.
Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, formulario amministrativo, firma etc.).
Per minuta si intende l'originale del documento conservato "agli atti", cioè nel fascicolo relativo all'affare o al procedimento amministrativo trattato.
Sia l'originale sia la minuta vanno corredati di firma autografa, mentre le sigle vanno apposte soltanto sulla minuta, sulla quale è impressa la dicitura "minuta".
3.3.1 Il protocollo riservato
- Nel caso in cui l'oggetto del documento contenga dati sensibili o la cui conoscenza possa arrecare danni a terzi o al buon andamento dell'attività amministrativa, la procedura del protocollo informatico garantisce la riservatezza dell'oggetto e del mittente disabilitando la loro visualizzazione agli altri uffici.
- Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che
non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima
giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione di
protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di
ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio per la
registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione
ad un concorso in scadenza), con motivato provvedimento del
responsabile del servizio di protocollo è autorizzato l'uso
del protocollo differito.
Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione, cioè nel provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve comunque essere effettuata.
Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il responsabile del servizio di protocollo deve descrivere nel provvedimento.
Il modello di provvedimento per il differimento dei termini di registrazione è descritto in allegato.
- E' consentito l'annullamento di una registrazione di protocollo
solo attraverso I'apposizione della dicitura "annullato", che deve
essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle
informazioni registrate in precedenza e da non alterare le
informazioni registrate negli elementi obbligatori del protocollo.
Deve inoltre potersi visualizzare la data di annullamento,
l'operatore che ha effettuato e gli estremi del provvedimento di
autorizzazione.
E' consentito annullare le informazioni relative al mittente/destinatario e/o all'oggetto e/o ai riferimenti a data e protocollo del documento ricevuto. Per le informazioni annullate valgono gli stessi criteri che per le registrazioni annullate: esse devono rimanere memorizzate e visibili, deve essere possibile visualizzare la data di annullamento, l'operatore che lo ha effettuato e gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
Solo il responsabile del servizio di protocollo informatico è autorizzato ad annullare le registrazioni o i dati delle registrazioni relative al mittente/destinatario, all'oggetto e al riferimento del documento ricevuto.
E' istituito un registro cartaceo per le richieste di annullamento delle registrazioni e dei dati obbligatori delle registrazioni (mittente/destinatario, oggetto, riferimenti al protocollo ricevuto). Il registro deve indicare i motivi dell'annullamento e, se il documento è stato riprotocollato, il nuovo numero di protocollo assegnato.
Il modello di provvedimento per l'annullamento di una registrazione o dei dati di una registrazione è descritto in allegato.
- Sono escluse dalla protocollazione, ai sensi dell'art. 53. c.5
del DPR n. 445/2000 le seguenti tipologie documentarie:
- Pubblicazioni:
-
- Gazzette ufficiali, Bollettini ufficiali P.A.
- Notiziari P.A.
- Giornali, Riviste
- Libri
- Note di ricezione circolari
- Note di ricezione altre disposizioni
- Materiali statistici
- Atti preparatori interni
- Materiali pubblicitari
- Offerte/preventivi di terzi non richieste
- Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi
- Biglietti d'occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti ecc.
- Allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione
- Certificati e affini
- Certificazioni anagrafiche rilasciate direttamente al richiedente
- Documentazione già soggetta, direttamente o indirettamente, a registrazione particolare:
- Segreteria:
-
- Deliberazioni del Consiglio Comunale
- Deliberazioni della Giunta comunale
- Determinazioni
- Richieste di copia/visione di atti amministrativi
- Anagrafe, Stato Civile, Leva:
- Certificati ed affini rilasciati direttamente al richiedente
- Polizia Municipale:
-
- Richieste di affissione all'albo pretorio e conferma dell'avvenuta pubblicazione.
- Comunicazioni di cessione di fabbricato ex L. 191/78.
- Assicurazioni di avvenuta notifica
IL PROTOCOLLO DI RILEVANZA GIURIDICO-PROBATORIA
LA REGISTRATURA E LA SEGNATURA
4.1 REGISTRATURA
- I documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o
legittime aspettative di terzi vanno protocollati, salvo i casi di
esclusione o registrazione particolare.
La registrazione di protocollo ha natura di atto pubblico ed è un'attività di identificazione dei documenti sul piano giuridico-probatorio: essa verifica l'acquisizione o la spedizione in data certa di ciascun documento prodotto o ricevuto, indipendentemente dalla loro regolarità, verificata in un secondo tempo dai Responsabili dei relativi procedimenti.
Ogni registrazione di protocollo è generata nel momento in cui l'operatore, avendo inserito i dati relativi al documento che sta protocollando, conferma l'inserimento: il sistema genera un nuovo numero di protocollo ed attribuisce automaticamente la data e il numero di protocollo.
Ciascuna registrazione produce un apposito record sul sistema centrale che viene accodato in un database.
La procedura del protocollo informatico è collegata automaticamente ad un sistema di segnatura che permette la stampa dell'etichetta di segnatura per la corrispondenza in arrivo. In alternativa si possono utilizzare dei timbri appositi per effettuare la segnatura manualmente.
Per i documenti analogici in partenza la segnatura può essere apposta tramite timbro (apposto in alto a sinistra), o indicata, sempre in alto a sinistra, sotto la data, mediante "testo" inserito nel documento, ovvero manualmente.
La segnatura deve essere apposta anche sugli allegati ai documenti presentati.
Le registrazioni possono essere modificate nei dati relativi, ad esempio al codice di classificazione, al tipo di spedizione, alle annotazioni e al responsabile del documento.
A norma di Legge, la procedura è impostata in modo che il numero di protocollo e la data di protocollazione non siano modificabili in sede di variazione delle registrazioni, così come il mittente o destinatario, l'oggetto del protocollo e i riferimenti del protocollo ricevuto.
La certezza giuridico-probatoria dell'acquisizione è attribuita dalla registrazione delle seguenti informazioni minime, a norma dell'art. 53 del DPR 445/2000:
- data di registrazione;
- numero di protocollo;
- mittente o destinatario;
- oggetto;
- data e protocollo del documento ricevuto. se disponibili:
- impronta del documento informatico, ossia una sequenza di caratteri che identificano in maniera univoca il documento
L'insieme di tali elementi è denominato "Registratura".
Il sistema deve prevedere anche la registrazione dei seguenti elementi, utili e rilevanti sul piano giuridico-probatorio:
- numero degli allegati;
- descrizione degli allegati;
- La segnatura di protocollo è I'apposizione o
l'associazione all'originale del documento, in forma permanente e
non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione
di protocollo.
La registrazione e la segnatura costituiscono un'operazione unica e contestuale avente entrambe la natura di atto pubblico.
Nel documento in arrivo la segnatura viene posta, di norma, sulla prima facciata o sul recto attraverso il timbro, avente le seguenti caratteristiche:
Base cm. 10 - H. cm. 03
Il timbro si divide in tre parti. Nella prima parte è individuata l' Area Organizzativa Omogenea (Comune di Cardè) e vengono riportati gli elementi per la gestione del documento (titolo, classe). Nella seconda parte vanno segnali alcuni elementi della registratura (numero e data di registrazione).
Nella parte finale vanno descritti gli elementi di workflow management degli affari e dei procedimenti amministrativi: l'unità organizzativa responsabile, come la legge 241/1990 definisce gli uffici, l'eventuale copia per conoscenza ad altri uffici oppure organi diversi. (fino a quando non sarà disponibile il timbro descritto, sarà utilizzato quello esistente, con l'eventuali integrazioni)
Il codice di classificazione è assegnato in fase di protocollazione e va integrato con la fascicolazione a cura del Responsabile del procedimento.
Eventuali correzioni o modifiche di classificazione vanno concordate con il Servizio di gestione del protocollo.
Il Servizio provvede anche ad assegnare il documento ad una unità organizzativa responsabile.
Eventuali correzioni dello smistamento ad un ufficio vanno concordate con il Servizio di gestione del protocollo, che provvede a tenere conto dei precedenti assegnatari ed a smistare il documento al nuovo assegnatario.
AI fine di evitare ritardi e disguidi nella ricezione della corrispondenza, ciascun Ufficio deve provvedere a segnalare eventuali variazioni nelle proprie competenze.
- Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede
della tempestività e dell'effettivo ricevimento e spedizione
di un documento, indipendentemente dalla regolarità del
documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a
favore o a danno delle parti.
AI fine di tutelare l'integrità e la regolarità delle registrazioni, il responsabile del servizio di protocollo provvede quotidianamente alla stampa del registro giornaliero di protocollo.
Entro il mese di gennaio, il responsabile del servizio di protocollo provvede al controllo della stampa del registro di protocollo dell'anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, all'annullamento degli spazi vuoti risultanti dalla stampa giornaliera del registro.
TIPOLOGIE PARTICOLARI DI DOCUMENTI
- Qui di seguito vengono fornite alcune indicazioni pratiche riguardo ai comportamenti operativi da adottare di fronte ad alcune situazioni che accadono comunemente negli uffici di registratura.
- La registrazione di un documento in arrivo deve rispondere a
criteri di avalutatività. Il responsabile della
protocollazione deve attestare che un determinato documento
è pervenuto così come lo si registra. Si tratta di
una competenza di tipo notarile, attestante la certezza giuridica
di data, forma e provenienza per ogni documento.
Le lettere anonime, pertanto, vanno protocollate con indicazione di "anonimo" al mittente.
Non spetta a chi protocolla un documento in arrivo effettuare verifiche sulla veridicità del documento.
- Le lettere prive di firma vanno protocollate. Si equiparano
alle lettere prive di firma le lettere pervenute con firma
illeggibile.
La funzione notarile del protocollo (cioè della registratura) è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. Sarà poi compito del Responsabile del Servizio, assegnatario del documento, valutare caso per caso, se la lettera priva di firma o con firma illeggibile è da ritenersi valida ai fini della sua efficacia riguardo ad un affare o un determinato procedimento amministrativo.
- Qualora venga erroneamente registrato un documento di
competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica)
la registrazione va annullata. Un nuovo numero verrà
utilizzato per la trasmissione a chi di competenza.
Qualora il medesimo documento non sia stato aperto, un nuovo numero verrà comunque utilizzato per la trasmissione della busta chiusa a chi di competenza. Sulla busta chiusa verrà apposto un "timbro-datario" attestante l'arrivo.
In allegato è presentato il modello per la trasmissione di lettere o buste erroneamente pervenute.
- Tutta la corrispondenza che giunge al Comune tramite il
servizio postale, anche indirizzata nominativamente, viene
aperta.
Non viene aperta la corrispondenza che, oltre ad essere indirizzata nominativamente, reca l'indicazione "riservata", "personale", "confidenziale" o simili, o comunque, dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata.
- La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara
d'appalto", "concorso" o simili o comunque dalla cui confezione si
evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene
protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di protocollo e
della data di registrazione direttamente sulla busta (plico o
simili).
Aperta la busta (plico o simili), il Responsabile del procedimento amministrativo provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato.
Espletata la gara e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, possono essere eliminate le buste (plichi e simili).
Per rendere più efficienti le procedure di gara, i responsabili dei Servizi provvedono a comunicare al Servizio Protocollo l'indizione e la scadenza di gare. Se si prevede l'arrivo di una notevole mole di documenti, quando possibile, si evita di fìssare la scadenza per la consegna nella giornata di sabato.
- Sulla corrispondenza recapitata a mano dai soggetti interessati
o pervenuta via telefax, oltre il termine di apertura dell'ufficio
protocollo, ciascun ufficio ricevente appone il "visto di arrivo"
con l'indicazione della data.
Il "visto di arrivo" non è sostitutivo del timbro di protocollo, il solo ad avere valore legale;
Le lettere siglate con il visto di arrivo vanno consegnate per la registratura del Servizio Protocollo nel giorno lavorativo successivo.
- Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione "a fronte", cioè l'utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se l'affare si esaurisce con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo.
- L'uso del telefax soddisfa il requisito della forma scritta e,
quindi, il documento può non essere seguito dalla
trasmissione dell'originale.
Nel caso in cui al telefax segua l'originale, poiché ogni documento va identificato da un solo numero di protocollo, è necessario che all'originale sia attribuita la medesima segnatura di protocollo.
Se si accerta che l' originale è stato registrato con un numero diverso, si procede all'annullamento della registrazione dell'originale.
Se tra il telefax e l'originale ricevuto successivamente vi sono differenze, anche minime, essi debbono essere considerati documenti diversi, aventi quindi protocollazione distinta.
Il timbro di protocollo va apposto sul documento e non sulla copertina di trasmissione del telefax.
- La normativa vigente, in particolare il DPR 445/2000,
attribuisce valenza giuridico-probatoria ai documenti inviati via
posta elettronica che soddisfano i requisiti previsti agli art. 10,
14 e 23.
Il Comune ha definito una casella di posta elettronica, denominata casella di posta istituzionale, adibita alle finalità di protocollazione.
L'indirizzo verrà pubblicizzato sul sito web comunale, quando sarà attivato e comunicato al Centro Tecnico per la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione, secondo quanto prescritto dal D.P.R. 14.10.2003 Linee Guida al protocollo informatico.
L'addetto dell'Ufficio preposto allo smistamento delle e-mail controlla i messaggi pervenuti nella casella di posta istituzionale. Verranno protocollati solamente i messaggi inviati alla casella istituzionale di posta elettronica e contrassegnati da "firma di digitale" o "firma elettronica".
Per i messaggi privi delle sopraindicate firme, il responsabile del Servizio cui è attribuita la casella e-mail istituzionale provvede a stampare ed a inoltrare direttamente ai Servizi competenti i messaggi ricevuti. Qualora, a discrezione del Responsabile del procedimento competente, si renda necessario attribuire comunque efficacia probatoria ad un messaggio di posta elettronica privo dei requisiti richiesti dalla normativa vigente, il messaggio (o il documento trasmesso) deve essere di norma stampato con l'apposizione della dicitura "documento ricevuto via posta elettronica" ed è successivamente protocollato, smistato, assegnato, gestito e tenuto come un documento originale cartaceo.
- Qualora i destinatari siano più di tre, è
autorizzata la spedizione di copie dell'originale.
Nella registrazione di protocollo va riportato il nominativo del primo destinatario. Nell'apposita sezione delle note va indicato "altri destinatari. Vedi elenco allegato alla minuta".
L 'elenco cartaceo dei destinatari va vistato dal Responsabile del procedimento e allegato alla minuta conservata nel fascicolo.
- Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente
o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una
ricevuta attestante l'avvenuta consegna, il responsabile del
Servizio Protocollo è autorizzato a fotoriprodurre
gratuitamente il documento e a segnarvi in originale il relativo
numero di protocollo.
Qualora il documento sia composto di più pagine o contenga degli allegati è sufficiente la fotoriproduzione della prima pagina.
Nel caso in cui, per esigenze di servizio, non sia possibile attribuire immediatamente il numero di protocollo al documento consegnato, il Servizio è autorizzato ad apporre sulla fotocopia dello stesso un timbro-datario. Dal giorno lavorativo successivo a quello della consegna è possibile rivolgersi all'Ufficio Protocollo (tel. 0172 90101) per conoscere il numero di protocollo che è stato assegnato al documento.
- Nel caso di documenti dotati di firma digitale, allorquando
sarà attuata, il Responsabile, od un suo delegato, ha il
compito di verificare l'autenticità della firma digitale e
l'integrità del documento pervenuto e di apporre sul
documento cartaceo l'indicazione dell'avvenuta verifica.
L'ufficio destinatario è responsabile della verifica dell'integrità del documento e del riconoscimento del mittente.
Il responsabile del procedimento o un suo delegato identifica l'autorità di certificazione che ha rilasciato il certificato ed accede ad essa per verificare che non vi siano atti di revoca o di sospensione dello stesso.
Utilizzando il software di verifica della firma egli decodifica poi il messaggio ottenendo la certezza o meno dell'autenticità del mittente e l'integrità del messaggio.
Se la verifica di integrità fallisce, il responsabile del procedimento decide se attribuire o meno rilevanza "giuridico-probatoria" al documento.
Se la verifica ha esito positivo, il software provvede a rilevare l'impronta digitale del documento costituita dalla sequenza di simboli binari (sha-1) in grado di identificarne univocamente il contenuto. Il software, in automatico, registra l'impronta rilevata in forma non modificabile.
ritorna all'inizio di questo documento
