Protocollo informatico - manuale di gestione - 2
Comune di Cardè
Provincia di Cuneo
Protocollo informatico
Manuale di gestione
(Art. 5 D.P.C.M. 31.10.2000)
by siscom
Parte Terza
LA DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
3.1 PROCEDURE PER LA RICEZIONE DEI DOCUMENTI
3.1.1 Acquisizione dei documenti in arrivo
LA DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
3.1 PROCEDURE PER LA RICEZIONE DEI DOCUMENTI
3.1.1 Acquisizione dei documenti in arrivo
- La ricezione, la protocollazione e lo smistamento dei documenti
in arrivo spettano esclusivamente al Servizio per la gestione del
protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, al
quale deve essere convogliata tutta la documentazione comunque
pervenuta al Comune dall'esterno, tramite consegna manuale,
servizio postale, corriere, fax o eventuali altri sistemi.
Per questo motivo è necessario, nei rapporti con l'esterno, utilizzare la carta intestata istituzionale del Comune di Cardè, recante indirizzo completo, numero di fax e, qualora siano stati adottati metodi di validazione della firma, l'indirizzo istituzionale di posta elettronica.
Nel caso di pacchi e merci l'indicazione dovrebbe riportare con chiarezza l'ufficio destinatario.
Il modello istituzionale di carta intestata da adottarsi per parte di tutti gli uffici è indicato in allegato.
Al fine di evitare movimentazioni inutili, dal momento che la corrispondenza che giunge al Comune tramite il servizio postale si presume riguardi l'attività amministrativa dell'Ente, si è stabilito di aprire tutta la corrispondenza sulla quale non sia riportata la dicitura del tipo "Riservata", "Personale", "Confidenziale", o che non riveli, comunque, una destinazione riservata.
I documenti informatici in arrivo possono essere dotati di firma digitale, di firma elettronica o non firmati.
- Nel primo caso, il documento informatico dotato di firma digitale avente un certificato valido si deve ritenere equivalente ad un documento cartaceo dotato di firma autografa, dal momento che fa "piena prova, fino a querela di falso, delle provenienza delle dichiarazioni di chi lo ha sottoscritto" (art. 10, c.3, DPR 445/2000).
- Il documento dotato di firma elettronica "soddisfa il requisito della forma scritta" (art. 10, c.2 DPR 445/2000) e ad esso non può essere negata rilevanza giuridica né ammissibilità come mezzo di prova per il fatto di essere sottoscritto con firma elettronica (art. 10, c.4 DPR 445/2000); tuttavia tale documento è "liberamente valutabile" (art. 10, c.2 DPR 445/2000), per cui spetta al responsabile del procedimento amministrativo valutare di volta in volta se accettare il documento con firma elettronica o richiedere altra documentazione.
- I documenti non firmati, privi di firma digitale o elettronica (o con firma dotata di un certificato scaduto o revocato) sono quelli che possono essere valutati a discrezione del responsabile del procedimento.
Ciclo Lavorazione del documento analogico (documento cartaceo, ecc.,) in arrivo
