SITO UFFICIALE DEL COMUNE DI CARDE'

Protocollo informatico - manuale di gestione - 1

Comune di Cardè

Provincia di Cuneo

Protocollo informatico
Manuale di gestione

(Art. 5 D.P.C.M. 31.10.2000)
by siscom

SOMMARIO

INTRODUZIONE
Parte Prima
AMBITO DI APPLICAZIONE
Descrizione dell'Amministrazione e delle Aree Organizzative Omogenee

1.1 INDIVIDUAZIONE DELL'AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (A.O.O.)
1.2 INDIVIDUAZIONE DEL SERVIZIO PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI
1.3 IL PROTOCOLLO UNICO
1.4 IL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE

Parte Seconda
IL DOCUMENTO E LE TIPOLOGIE DOCUMENTARIE

2.1 IL DOCUMENTO: DEFINIZIONI E TIPOLOGIE
2.1.1 Il documento amministrativo
2.1.2 Il documento analogico
2.1.3 Il documento informatico
2.1.4 Documenti interni
2.1.5 Documenti in arrivo
2.1.6 Documenti in partenza
2.1.7 Registri
2.1.8 Firma digitale
2.1.9 Firma elettronica
2.2. NORME PARTICOLARI PER I DOCUMENTI INFORMATICI

Parte Terza
LA DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

3.1 PROCEDURE PER LA RICEZIONE DEI DOCUMENTI
3.1.1 Acquisizione dei documenti in arrivo
- Ciclo Lavorazione del documento analogico (documento cartaceo, ecc,) in arrivo
- Ciclo Lavorazione del documento informatico in arrivo
- Schema di trattamento del documento informatico
(Inizio della quinta pagina del documento)
3.1.2 Assegnazione di competenze
3.1.3 Erronea assegnazione di competenza
3.2 PROCEDURE PER LA FORMAZIONE E SPEDIZIONE DI DOCUMENTI ALL'ESTERNO
3.2.1 Modalità operative
3.2.2 Caratteristiche formali del documento in partenza
3.2.3 Originale e minuta del documento in partenza
3.3 TIPOLOGIE PARTICOLARI DI FLUSSI DOCUMENTALI
3.3.1 Il protocollo riservato
3.3.2 Protocollo differito
3.3.3 Annullamento di una registrazione o dei dati di una registrazione
3.3.4 Documenti da non protocollare

Parte Quarta
IL PROTOCOLLO DI RILEVANZA GIURIDICO-PROBATORIA
LA REGISTRATURA E LA SEGNATURA

4.1 REGISTRATURA
4.2 TIMBRO DI PROTOCOLLO (SEGNATURA)
4.3 IL REGISTRO DI PROTOCOLLO

Parte Quinta
TIPOLOGIE PARTICOLARI DI DOCUMENTI

5.1 LETTERE ANONIME
5.2 LETTERE PRIVE DI FIRMA O CON FIRMA ILLEGGIBILE
5.3 LETTERE ERRONEAMENTE PERVENUTE
5.4 LETTERE RISERVATE
5.5 BUSTE DI GARA
5.6 IL VISTO DI ARRIVO
5.7 REGISTRAZIONE "A FRONTE"
5.8 TELEFAX
5.9 POSTA ELETTRONICA (E-MAIL)
5.10 DOCUMENTI IN PARTENZA CON PIU' DI TRE DESTINATARI
5.11 RILASCIO DI RICEVUTA DEL DOCUMENTO CONSEGNATO A MANO
5.12 DOCUMENTI CON "FIRMA DIGITALE"

Parte Sesta
ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL'ARCHIVIO CORRENTE

6. L' ARCHIVIO
6.1 REGIME GIURIDICO
6.2 L' ARCHIVIO CORRENTE: FORMAZIONE E GESTIONE DEI FASCICOLI
6.2.1 Fascicoli
6.2.2 Il fascicolo: individuazione
6.2.3 Il fascicolo: gestione, tenuta
6.2.4 Il repertorio dei fascicoli
6.3 ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DEI DOCUMENTI SEMIATTIVI: ARCHIVIO DI DEPOSITO
6.3.1 Il versamento dei fascicoli
6.3.2 La movimentazione dei fascicoli
6.4 SELEZIONE DEI DOCUMENTI PER LA CONSERVAZIONE/ SCARTO
6.5 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI: L' ARCHIVIO STORICO

Parte settima
PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI

7.1 SICUREZZA FISICA
7.1.1 Sicurezza di area
7.1.2 Sicurezza delle apparecchiature hardware
7.2 SICUREZZA ORGANIZZATIVA
7.3 SICUREZZA LOGICA
7.3.1 Controllo e limitazione degli accessi
7.3.2 Autenticazione
7.3.3 Confidenzialità
7.3.4 Integrità fisica
7.3.5 Integrità logica

Parte ottava
REGOLE PER LA TENUTA DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO DI EMERGENZA AI SENSI DEL D.P.R. 445/2000

8.1 Gestione delle interruzioni del sistema

Appendice
Riferimenti normativi

Allegati

INTRODUZIONE

Il protocollo informatico, secondo quanto stabilito dal DPR 28 dicembre 2000 n° 445 (Testo Unico sulla documentazione amministrativa) dovrà essere introdotto entro il 1° gennaio 2004 in tutte le Pubbliche Amministrazioni.
Il D.P.C.M. 31 ottobre 2000 (Regole tecniche sul protocollo informatico) prevede che le pubbliche amministrazioni redigano un Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi.
Il manuale, secondo quanto previsto dal Decreto, deve:
- normalizzare gli aspetti della gestione e tenuta dei documenti (su vari supporti),
- introdurre dei titolari di classificazione e dei massimali di selezione,
- definire l'iter di lavorazione dei documenti e delle linee strategiche legate al workflow management (cioè al sistema di flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate) definite in relazione alle specificità organizzative, funzionali, strutturali e di servizio dell'amministrazione.
In un sistema organizzativo documentale moderno il protocollo deve diventare una risorsa strategica per il buon andamento degli affari e dei procedimenti amministrativi e non può essere concepito solo come un dispensatore di numeri sequenziali.
Gli obiettivi da raggiungere sono l'interoperabilità, la trasparenza ed il controllo dell'azione amministrativa attraverso i documenti che ogni Ufficio produce durante la propria attività pratica.
A questo fine è orientato il complesso di norme recentemente approvate in materia di gestione documentale e riunificate nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa.
Il Manuale descrive le fasi operative per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, in una visione d'insieme dal protocollo all'archivio storico.
Il Manuale è quindi rivolto a tutti i responsabili dei servizi come strumento di lavoro per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi.
Il presente manuale viene redatto secondo lo schema proposto dall' Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione.
Il presente Manuale, in base a quanto indicato nelle Linee Guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi del 14 ottobre 2003 viene pubblicato all'Albo Pretorio e sarà reso accessibile tramite il sito Internet del Comune di Cardè, quando ne sarà dotato.

Parte Prima
AMBITO DI APPLICAZIONE
(Descrizione dell'Amministrazione e delle Aree Organizzative Omogenee)

1.1 INDIVIDUAZIONE DELL'AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (A.O.O.)

Il Testo Unico delle disposizioni in materia di documentazione amministrativa (DPR 445 del 28 dicembre 2000) art. 50, c. 4, dispone che ciascuna Amministrazione individui "nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse".
Il Comune di Cardè gestirà un unico protocollo generale per i documenti in arrivo ed in partenza.
Considerato lo stato di fatto e considerato che non vi sono, all'interno della struttura del Comune di Cardè "entità" dotate di organi di governo, gestione, consulenza o garanzia, o comunque dotate di poteri autonomi di spesa e di organizzazione si evince che il Comune può essere considerato come unica Area Organizzativa Omogenea, in cui le unità organizzative responsabili, cioè i singoli uffici usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato del comune servizio per la gestione dei flussi documentali.

1.2 INDIVIDUAZIONE DEL SERVIZIO PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI

Nell'AOO - Comune di Cardè - è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell'art. 6, c. 2, del DPR 445/2000. Esso è individuato nel preesistente Servizio Protocollo e Archivio dell'Area Finanziaria. Il Servizio sovrintendente alla gestione documentale dal protocollo all'archivio storico, a norma del citato art. 61, c. 3.
Il Servizio svolge i seguenti compiti:

Attribuisce i livelli di autorizzazione di accesso al protocollo informatico; individua, cioè, gli utenti e attribuisce loro un livello di autorizzazione all'uso di funzioni della procedura, secondo gli uffici di appartenenza, distinguendo quelli abilitati all'inserimento, modifica e aggiunta di informazioni
Garantisce il rispetto delle disposizioni della normativa nelle operazioni di registrazione e di segnatura del protocollo;
Garantisce la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;
Cura il ripristino della funzionalità del sistema nel più breve tempo possibile in caso di guasti o anomalie;
Garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali;
Autorizza le operazioni di annullamento;
Vigila sull'osservanza delle disposizioni del testo unico sulla documentazione amministrativa;
Indica le modalità tecniche ed operative per la gestione e la tenuta dei documenti;
Provvede annualmente al trasferimento dei documenti all'archivio di deposito, formando elenchi dei fascicoli e delle serie trasferite;
Elabora il Piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la selezione periodica e la conservazione permanente dei documenti;
Tiene traccia del movimento effettuato e delle richieste di prelevamento dei documenti dagli archivi;
Cura direttamente, o tramite operatori qualificati, il riordinamento, la schedatura e l'inventariazione dei fondi archivistici;
Fornisce consulenza per la consultazione;
Provvede ad aggiornare il titolario di classificazione ed il manuale di gestione raccogliendo eventuali istanze di modifica e miglioramento.

1.3 IL PROTOCOLLO UNICO

Allo stato attuale non esistono di fatto nel Comune di Cardè i cosiddetti protocolli interni (cioè di area, di ufficio, di telefax, etc.) né possono essere più utilizzati protocolli diversi dal protocollo generale.
Il registro di protocollo è unico; esso è gestito dal Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il registro è generato automaticamente dal sistema che assegna a ciascun documento registrato il numero e la data di protocollazione. Il sistema sarà utilizzabile da più punti contemporaneamente, quando gli uffici saranno dotati di idoneo impianto di rete.
Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione, dei flussi documentali e degli archivi provvede alla ricezione, protocollazione e classificazione di tutta la corrispondenza in arrivo.
I responsabili dei procedimenti amministrativi dei singoli uffici provvedono alla implementazione della fascicolazione della corrispondenza in arrivo ed alla protocollazione della corrispondenza in partenza. Gestiscono e custodiscono i documenti dell'archivio corrente (e, in alcuni casi, dell'archivio di deposito).
All'unico sistema di protocollazione corrisponde un unico titolario di classificazione. Il Comune di Cardè produce un unico archivio; l'articolazione in archivio corrente, archivio di deposito ed archivio storico risponde esclusivamente a criteri di funzionalità.

1.4 IL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE

La classificazione è un'attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, protocollati e non (spediti, ricevuti, interni) secondo uno schema di voci che identificano attività e materie specifiche del soggetto produttore.
Il sistema complessivo di organizzazione dei documenti è definito nel titolario di classificazione.
Lo scopo del titolario di classificazione è quello di guidare la sedimentazione dei documenti secondo le funzioni del soggetto. La classificazione collega ciascun documento in maniera univoca ad una precisa unità archivistica, il fascicolo.
Il DPR 445/2000, art.64, c. 4, individua nella classificazione il mezzo per consentire la corretta organizzazione dei documenti, presupposto per il corretto svolgimento dell'attività amministrativa e garanzia del diritto d'accesso ai documenti amministrativi riconosciuta dalla legge 241/1990.
Il I° marzo 1897 la circolare 17100/2 del Ministero dell'Interno, a firma Carlo Astengo, impose ai Comuni italiani alcune norme di gestione degli archivi e tra l'altro l'uso di un titolario di classificazione articolato in 15 categorie. La collocazione del Comune nel contesto istituzionale e amministrativo dello Stato è radicalmente cambiata negli ultimi cento anni, determinando il mutamento sostanziale delle funzioni comunali, elemento primario da considerare per la definizione di un titolario. Constatata la inadeguatezza del titolario Astengo è stata avvertita la necessità di proporne uno nuovo, specie nell'impianto.
Il Comune di Cardè ha scelto di adottare, con provvedimento della Giunta Comunale n° 89. del 11-12-2003, il titolario proposto dal Gruppo di Lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell'archivio dei Comuni (costituito il 18 luglio 2002 con decreto del Direttore Generale per gli archivi) il quale si basa solo su due livelli: i titoli e le classi. Il titolario di classificazione, che serve per suddividere i documenti in base alla materia di cui trattano, deve essere determinato nella sua articolazione tramite l'analisi delle funzioni. In tal caso è possibile stabilire un sistema di classificazione dei documenti omogeneo per tutti i Comuni, il che consente la comunicazione e, in ambito digitale, l'interoperabilità dei sistemi, richiesti dalla legge.
Il titolario adottato è descritto nell'allegato 1.

Parte Seconda
IL DOCUMENTO E LE TIPOLOGIE DOCUMENTARIE
2.1 IL DOCUMENTO: DEFINIZIONI E TIPOLOGIE

2.1.1 Il documento amministrativo
Il DPR 445/2000 art. 1, lett. A, definisce documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque formata del contenuto di atti, anche interni, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa.
Per rappresentazione comunque formata si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti secondo quanto prevede la Legge 7 agosto 1990, art. 22 comma 2.
In base al tipo di supporto e di modalità di formazione i documenti amministrativi possono essere analogici o informatici.

2.1.2 Il documento analogico
Per documento analogico si intende un documento amministrativo prodotto su supporto non informatico, di norma su supporto cartaceo.
Il documento analogico è prodotto con strumenti analogici (es. a mano, macchina da scrivere, ecc.) o con strumenti informatici (es. lettera scritta con Word, ecc.). L'originale è analogico, cartaceo e dotato di firma autografa.
Per versione informatica del documento analogico si intende copia del documento su supporto informatico.
Per versione analogica di documento informatico si intende la copia cartacea di un documento prodotto su supporto informatico.

2.1.3 Il documento informatico
Il DPR 445/2000 art. 1, lett. b, definisce documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
I documenti rilevanti sono file prodotti con strumenti informatici. L'originale è informatico e può essere dotato di firma digitale, di firma elettronica o non firmato.
Al momento il Comune di Cardè non dispone di firma elettronica né di firma digitale. Ne consegue che vengono trattati esclusivamente documenti cartacei.
Nella prospettiva dell'introduzione e del progressivo utilizzo di documenti informatici dotati di firma digitale o elettronica si dispone sin da ora la riproduzione in versione analoga di ogni documento informatico prodotto o ricevuto dal Comune, allo scopo di gestire più agevolmente fascicoli composti altrimenti di documenti in parte informatici ed in parte cartacei.

2.1.4 Documenti interni
Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra i diversi Uffici (unità organizzative responsabili) di cui si compone il Comune e tra questi e gli organi elettivi (sindaco, amministratori).
Essi si distinguono in
- documenti di preminente carattere informativo;
- documenti di preminente carattere giuridico-probatorio:
I documenti interni di preminente carattere informativo sono memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffìci e di norma non vanno protocollati.
I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni e al fìne di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi e, come tali, devono essere protocollati secondo specifiche modalità tecniche di registratura in corso di precisazione.
La registratura dei documenti interni è affidata al Responsabile del Procedimento Amministrativo o ad un suo delegato, incaricati anche delle operazioni di creazione e gestione del fascicolo relativo all'affare o al procedimento amministrativo.
La consegna del documento interno all'ufficio o al responsabile interessato deve essere opportunamente attestata da timbro, data e firma dell'avvenuta ricezione da riportarsi nella minuta, conservata "agli atti".

2.1.5 Documenti in arrivo
Per documenti in arrivo si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico-probatoria, acquisiti dall'AOO nell'esercizio delle proprie funzioni. Essi possono essere o documenti analogici, o file pervenuti via posta elettronica. Il Comune di Cardè si riserva di trattare tutti i documenti informatici che l'attuale dotazione tecnologica permette di leggere e decodificare.
L'operazione di registratura per i documenti in arrivo è effettuata centralmente dal servizio per la gestione del protocollo informatico.
I documenti registrati vengono poi smistati alle unità organizzative responsabili di competenza che procedono all'individuazione del Responsabile del Procedimento Amministrativo; il Responsabile del Procedimento Amministrativo è incaricato delle operazioni di fascicolazione, vale a dire della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all'affare o al procedimento.

2.1.6 Documenti in partenza
Per documenti in partenza si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico-probatoria prodotti dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni.
La registratura dei documenti in partenza è effettuata dal Responsabile del Procedimento Amministrativo incaricato anche delle operazioni di creazione e della gestione del fascicolo relativo all'affare o al procedimento amministrativo.

2.1.7 Registri
Per registro si intende un documento amministrativo costituito dalla registrazione in sequenza, secondo criteri predefiniti (tendenzialmente cronologici), in un'unica entità documentaria di una pluralità di atti giuridici.
In ambiente digitale i registri possono assumere la forma di database.

2.1.8 Firma digitale
Per firma digitale (cosiddetta "firma digitale forte" o "firma elettronica avanzata") si intende, a norma dell'art. 1 c.1, lett. N) del DPR 445/2000, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
Le chiavi devono essere certificate con la procedura di cui all'art. 27 del DPR 445/2000.
In particolare, la certificazione di una chiave pubblica da parte di una autorità di certificazione garantisce la corrispondenza della chiave con il soggetto che la espone.

2.1.9 Firma elettronica
Per firma elettronica (cosiddetta "firma digitale debole") si intende, ai sensi dell'art. 2, c. 1, lett. a) del D.Lgs.10/2002, l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica.
Essa assicura solo la provenienza del documento e non l'integrità del contenuto.

2.2. NORME PARTICOLARI PER I DOCUMENTI INFORMATICI

1. Per quanto attiene i documenti informatici, la loro formazione e conservazione deve essere effettuata secondo quanto descritto nell'art.3 della deliberazione Aipa n.51 del 23 novembre 2000, ossia secondo i seguenti requisiti:
- identificabilità del soggetto che ha formato il documento informatico e dell'amministrazione di riferimento;
- sottoscrizione, quando prescritta, dei documenti informatici tramite la firma digitale ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
- idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere registrati mediante il protocollo informatico, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428;
- accessibilità ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati;
- leggibilità dei documenti;
- interscambiabilità dei documenti
2. Il formato dei documenti informatici deve essere quello descritto nell' art. 4 della deliberazione Aipa n.51 del 23 novembre 2000 ossia deve possedere almeno i seguenti requisiti:
- consentire, nei diversi ambiti di applicazione e per le diverse tipologie di trattazione, l'archiviazione, la leggibilità, l'interoperabilità e l'interscambio dei documenti;
- la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso e conservazione;
- la possibilità di effettuare operazioni di ricerca tramite indici di classificazione o di archiviazione, nonché sui contenuti dei documenti;
- l'immutabilità nel tempo del contenuto e della sua struttura. A tale fine i documenti informatici non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto;
- la possibilità di integrare il documento informatico con immagini, suoni e video, purché incorporati in modo irreversibile e nel rispetto dei requisiti di cui alle lettere b) e d).

Stemma del Comune di Cardè

Protocollo informatico - manuale di gestione - 1

MENU-HOMEPAGE